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RFID技術(shù)關(guān)于檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用
摘要： 沈陽(yáng)博能科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“博能”）是一家專(zhuān)業(yè)從事自動(dòng)識(shí)別技術(shù)（RFID）及物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)的科技型企業(yè)。公司集研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售及服務(wù)于一體，致力于將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與“互聯(lián)網(wǎng)+”有機(jī)結(jié)合，不斷開(kāi)拓RFID技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域。
主要產(chǎn)品包括：電子標(biāo)簽、讀寫(xiě)設(shè)備及相關(guān)配件，并為客戶(hù)提供自動(dòng)識(shí)別技術(shù)系統(tǒng)、RFID自動(dòng)化倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)智能管理系統(tǒng)、畜牧業(yè)信息化管理系統(tǒng)、智能巡檢系統(tǒng)等.
一、沈陽(yáng)博能科技認(rèn)為檔案館管理可以在幾個(gè)方面來(lái)使用RFID技術(shù)：
⑴、實(shí)體檔案的管理：通過(guò)在檔案庫(kù)房門(mén)口安裝智能安全檢測(cè)門(mén)的形式，實(shí)時(shí)收集標(biāo)簽內(nèi)信息。如果實(shí)體檔案未經(jīng)過(guò)授權(quán)出庫(kù)，后臺(tái)系統(tǒng)則會(huì)馬上與保安系統(tǒng)連動(dòng)進(jìn)行報(bào)警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過(guò)授權(quán)的檔案出庫(kù)，那么后臺(tái)軟件就會(huì)自動(dòng)記錄出庫(kù)信息，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，安全性高。
⑵、實(shí)體檔案的統(tǒng)計(jì)：RFID讀寫(xiě)設(shè)備在標(biāo)簽中錄入案卷所屬的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝已經(jīng)含有諸多信息的標(biāo)簽，同時(shí)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把標(biāo)簽內(nèi)這些信息傳送到服務(wù)器上，由專(zhuān)門(mén)的卷宗管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫(kù)。這項(xiàng)工作完成后，工作人員即可在統(tǒng)計(jì)檔案館藏時(shí)使用智能檔案架自動(dòng)館藏盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)，不再需要核對(duì)每一個(gè)案卷，解放勞動(dòng)力。
⑶、與數(shù)字檔案館項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)：一方面，可以在標(biāo)簽中寫(xiě)入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過(guò)程中進(jìn)行的調(diào)卷和還卷過(guò)程，只需要掃描標(biāo)簽就可以做到不錯(cuò)掃、漏掃。另一方面，標(biāo)簽信息可以和檔案后臺(tái)管理軟件通過(guò)接口程序連接，在需要調(diào)用檔案時(shí)，先通過(guò)檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會(huì)直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫(kù)房人員通過(guò)終端可以直接找到檔案庫(kù)房中的檔案，實(shí)現(xiàn)快捷，準(zhǔn)確的調(diào)檔。如果配合智能檔案架，則該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)打開(kāi)檔案所在架，調(diào)檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開(kāi)架內(nèi)找到需要檔案，整個(gè)過(guò)程10秒中即可完成。其次，檔案在借閱過(guò)程中可以通過(guò)讀取標(biāo)簽信息的門(mén)禁系統(tǒng)保證檔案不會(huì)被帶出檔案借閱室，保證檔案利用安全。
二、沈陽(yáng)博能科技RFID檔案管理系統(tǒng)特點(diǎn)
?、?、檔案盒、檔案袋均可管理
檔案盒、檔案袋兩種管理模式，確計(jì)算每盒(袋)中的檔案數(shù)量，任何一份缺失均會(huì)在系統(tǒng)中顯示。
?、?、檔案柜授權(quán)開(kāi)柜
智能檔案柜帶門(mén)禁控制器，可脫機(jī)判斷或是聯(lián)機(jī)判斷權(quán)限，支持開(kāi)門(mén)超時(shí)報(bào)警，異常開(kāi)門(mén)報(bào)警，支持檔案柜開(kāi)門(mén)視頻聯(lián)動(dòng)。
⑶、檔案實(shí)時(shí)在架定位監(jiān)控
實(shí)現(xiàn)檔案盒級(jí)定位監(jiān)控，精確對(duì)于每個(gè)檔案盒都有固定的層級(jí)及位置，任何一個(gè)檔案盒擺放錯(cuò)誤均會(huì)進(jìn)行提示。
?、取n案防盜
檔案袋的唯一身份標(biāo)識(shí)，檔案管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)采集的載體，可以存儲(chǔ)檔案的基本信息和領(lǐng)用歸還狀態(tài)等，用于對(duì)檔案進(jìn)出進(jìn)行安全控制，達(dá)到防盜和監(jiān)控的目的。
?、伞n案快速上架整理，快速查找
系統(tǒng)提供豐富的上架、盤(pán)點(diǎn)及查找功能，進(jìn)一步節(jié)省整理檔案的時(shí)間和人力。
?、?、具有館員工作站，可實(shí)現(xiàn)自助借還
結(jié)合讀者和管理人員的借閱卡和工作卡，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的各種操作，包括：信息錄入、批量借閱和歸還等。
?、恕⒅悄軐?shí)時(shí)盤(pán)庫(kù)檔案管理
沈陽(yáng)博能科技RFID智能實(shí)時(shí)盤(pán)庫(kù)檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)用戶(hù)需求，基于RFID(射頻)技術(shù)研制開(kāi)發(fā)的最新產(chǎn)品，也是目前國(guó)內(nèi)最為先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，與條形碼盤(pán)庫(kù)型檔案管理系統(tǒng)相比，它具有庫(kù)存檔案管理規(guī)范、在柜狀態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控、實(shí)時(shí)盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確率高的優(yōu)點(diǎn)。其硬件系統(tǒng)基于高可靠PLC搭建而成，人機(jī)界面采用10.2彩色液晶顯示觸摸屏。并采用局域網(wǎng)進(jìn)行全系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。具有顯示內(nèi)容豐富，操作簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)在柜檔案準(zhǔn)確率達(dá)到100%。可在運(yùn)行環(huán)境下控制自動(dòng)選層檔案柜。
三、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
3.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
沈陽(yáng)博能RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫(kù)和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID讀寫(xiě)設(shè)備的館員工作站、智能檔案架、發(fā)卡器等設(shè)備，是中心數(shù)據(jù)庫(kù)獲取信息與輸出信息的重要端口。館員工作站的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息和標(biāo)簽內(nèi)的信息互導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享互通;智能檔案架是管理員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設(shè)置館員權(quán)限卡功能。
3.2檔案管理信息系統(tǒng)
該系統(tǒng)由儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)、查詢(xún)管理子系統(tǒng)、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)又由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊和檔案自動(dòng)識(shí)別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報(bào)模塊。系統(tǒng)具體功能如下：
(1)儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)硬件主要由智能檔案密集架實(shí)現(xiàn)，該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案袋編號(hào)和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫(kù)時(shí)較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)位的定位。此外，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊還具有儲(chǔ)位分配、儲(chǔ)位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲(chǔ)位的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
(2)查詢(xún)管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時(shí)，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢(xún)、密級(jí)查詢(xún)等，并發(fā)出出庫(kù)指令，指令通過(guò)計(jì)算機(jī)總線(xiàn)將查詢(xún)信號(hào)傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫(kù)作業(yè)。
(3)銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫(kù)前，在銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時(shí)，銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)自動(dòng)提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷(xiāo)毀的檔案信息。
(4)安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案袋在非正常情況下離開(kāi)儲(chǔ)位(指不經(jīng)查詢(xún)子系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令情況下)，安裝于檔案密集架上的讀寫(xiě)器器將捕捉到這一信息，將檔案信息無(wú)線(xiàn)傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會(huì)把這一異常信息立即發(fā)送給警報(bào)模塊，警報(bào)模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報(bào)。另外，當(dāng)存在非法帶離檔案室的檔案也可通過(guò)智能安全檢測(cè)門(mén)提示報(bào)警信息。
(5)庫(kù)房溫濕度管理系統(tǒng)：庫(kù)房溫濕度管理系統(tǒng)也是由溫濕度傳感器控制的，當(dāng)庫(kù)房溫度和濕度臨近設(shè)定的溫濕度時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警提醒管理人員需要進(jìn)行除濕、除潮、降溫工作。溫濕度管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)配置, 統(tǒng)一接口設(shè)計(jì)，包含溫濕度傳感器模塊、紅外對(duì)射傳感模塊、聲音傳感模塊、霍爾傳感模塊、紅外反射傳感模塊、光敏傳感模塊、煙霧傳感器模塊、傳感器DIY套件。溫濕度傳感器采用DHT11芯片;數(shù)字式輸出、免調(diào)試、免外圍電路、功耗低、高可靠性;14位精度;I2C 接口。
四、沈陽(yáng)博能科技RFID智能檔案系統(tǒng)的意義
● 檔案智能化管理，避免了手動(dòng)操作失誤;
● 詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，使檔案查找輕松便捷;
● 檔案定位管理，有效避免了檔案遺失，減少損失;
● 事實(shí)在位管理，有效避免了檔案錯(cuò)位;
● 操作簡(jiǎn)單，管理科學(xué)，有效提高了管理效率。
